類別

工作概要

工作細項

備註

成員(組長＊)

總籌

統籌本次國內研討會整體工作

師長：

石明英主任

碩二：林志豪^＊

稿件組

徵稿、彙整稿件、安排審稿人員、

本次研討會演講人與評論人、追蹤審查意見表等稿件相關事宜

1.尋找審稿人員

將稿件整理，請系上老師協助提供審稿人員名單，聯絡審稿老師，並寄發匿名稿件予以審查

師長：

張明麗老師

蔡佳燕老師

碩三：欣欣

碩專三：聖斐

碩二：林亞萱

2.追蹤審查意見表

追蹤      篇需要外審的稿件，以全文徵稿，依子題分類收稿

3.稿件錄取與否通知函

寄審查意見表及錄取與否通知函

4.確認演講人、評論人、發表人名單

名單確認，並製作感謝狀和聘書

5.寄送修稿通知

以及修稿期限

發表人

6.第二階段寄

送修稿通知

一正一反情形時

7.收集PPT

發表、演講用(收集PPT並負責排序)

報名
註冊組

報名者暨發表者報名相關事務；網路訊息公告(網站架設或設計表單)；張貼或寄送宣傳海報；當天報名註冊收費、開立收據，彙整給財務組

1.電子公文發至各校

相關學系大專院校及花蓮縣幼兒園(需請系辦支援)

師長：

林建亨老師

蘇育代老師

碩三：陳美如

碩專三：

嚴珊珊、張依婷

碩二：張梨君

2.網路公告報告訊息

報名表、論文格式、校園地圖、交通資訊等上傳(需請系辦支援)

研討會網站架設或設計線上表單(需請系辦支援)

開放傳真報名(需請系辦支援)

3.報名資料彙整

管理mail；完成後以方便製作名牌及準備資料；整理各管道的報名資料

4.張貼與寄送宣傳海報

5.發表人和與會人員報名事宜

6.報名費名冊製作、收費

報名總名冊製作、活動當天收報名費交給財務組

手冊

文宣組

研討會手冊設計、編輯、排版、印製；研討會海報製作，交由報名組寄送、張貼及網站公告

1.議程

預排後上系務會議討論

師長：

林偉信老師

碩專三：

李淑如

劉佳柔

林佳盈

張淑芝

碩二：徐嵐萱

校外印刷公司：

2.論文編排

摘要暨全文

3.來賓名單印出

向稿件組和公關組確認

4.印製手冊

Logo、手冊封面、印製

5.研討會海報製作

徵稿海報、研討會當天活動海報與校內外宣傳海報設計、印製(宣傳海報印製完成交由報名組)

公關

財務組

發放校內外邀請函、內部經費統籌、開闢財源、對外募款；本次研討會財務收支控管、核銷、領據製作

校內經費與

對外募款

確認系上能支援項目、學院補助款、科技部或相關可申請的經費，對外募款

師長：

林俊瑩老師

傅建益老師

陳慧華老師

碩專三：

莊捷芳、林佑茹

碩三：洪瑜澧

預算控管與核銷

記帳、核銷、領據等帳務相關事宜

校內外貴賓邀請、邀請函

請示系主任

場控組

活動當天細部流程與動線規劃、場內場外工作人員安排與事前準備(所需器材、餐點茶水、接送與招待貴賓、清潔與機動支援)；活動日控場(議程、司儀組等)

詳見於下頁

師長：

林俊瑩老師

傅建益老師

陳慧華老師

全體研究生

一、

器材組

1.攝影器材

相機、攝影機、腳架、記憶卡、電池、活動攝影及相片整理

楊承勳、林志豪、沈玉婷

2.電腦設備

投影機、筆電、延長線、簡報筆、投影線

3.場地借用確認

活動前幾天向校內相關單位確認開啟時間

4.相關備用物品

茶、咖啡、衛生紙、垃圾袋、電池、桌巾、碼表、響鈴、張貼發表者海報所需用品

5.無線電

當天各組定點人員一支

6.各場地設備

測試、開啟

二、

場內組

1.典禮組

司儀、台上引導人員、感謝狀及聘書等頒發(向事前籌備之稿件組拿取)、麥克風傳遞

劉金花，陳雅倩

2.典禮場地及分組場地佈置

海報

施如伶

桌椅：確定排列方式、數量

嚴嘉吟

會場紅布字幕

指示牌：會場方向、洗手間、休息室、發表教室

林亞萱

桌上立牌：演講者、評論人（主持人）、發表人、場內組員

徐嵐萱

3.所有場內動線規畫

三、

場外組

1.報到

研討會當天簽到表(請剔除重複報名者)、

蔡玉麟

研習證明

林瑞珠

名牌：演講者、評論人（主持人）、發表人、師長、工作人員(向事前籌備之報名註冊組拿取)

潘毓雯、張梨君

接送與招待貴賓、領據簽收(請事前籌備之公關財務組派員支援)

丁至君

2.餐點

茶點、便當、飲料、餐具、杯子(紙杯、咖啡杯)、盤子、茶桶

蔡欣均、張美暇

3.機動

服務引導與會者、支援各組與清潔場地

陳亭圻、陳羿如、邱佳鈺、鄒怡娟

4.其他

領據簽收(請事前籌備之公關財務組派員支援)、發放工作人員名牌(向事前籌備之報名註冊組拿取)

鄒怡娟0963-225786

備註：研討會前一天可以到的研究生，請協助場佈，感恩。